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Les défis de la génération automatisée de la documentation dans le processus de financement

Le fait est que la documentation légale joue un rôle crucial et constitue un des principaux défis du processus de génération de financement (prêt ou crédit-bail).

La raison en est fort simple, non seulement existe-t-il de nombreux types de contrats, clauses, restrictions et contraintes mais chaque organisation a ses propres textes légaux et surtout, ses propres règles d’application.

L’enjeu de l’automatisation de la documentation légale d’un processus de financement relève à la fois de la productivité mais aussi de la profitabilité de l’institution financière car elle permet de diminuer grandement le cycle de financement ainsi que le nombre d’erreurs.  De plus, l’automatisation permet à l’organisation de vraiment prendre un virage numérique en éliminant le papier du processus.

En effet, la documentation légale d’un prêt peut prendre des semaines à produire mais aussi, les erreurs contractuelles et les manquements aux échéances font perdre chaque année des millions aux institutions financières.

D’une manière générale, le processus de financement se décrit comme suit :

 

Nous avons discuté des processus de gestion de la base de données clients (CRM) et de cotation dans les deux billets précédents. Le processus de documentation est le dernier processus qui implique la Force de Ventes (et des services administratifs) de l’organisation. Généralement, le représentant entame le processus de financement, un assistant finalise les détails et une ou plusieurs équipes d’administrateurs sont responsables de valider le tout et d’émettre le chèque. Un workflow doit donc exister dans ce processus pour permettre aux différentes entités impliquées dans le processus d’échanger sans utiliser ni courriel ni papier.

 

Génération de la Documentation légale

Le défi consiste à convertir une soumission en un projet de contrat qui permettrait aux différents usagers de l’organisation (représentants, assistants, administrateurs, etc.) de générer toute la documentation nécessaire pour conclure une transaction de financement.

On comprend que la génération automatisée de la documentation dans le processus de financement est complexe.  Cela est d’autant plus vrai au Québec où la langue et le droit sont différents du reste du pays.  L’application doit effectivement être en mesure de générer la documentation légale en français ou en anglais et l’aspect légal de la transaction doit considérer que le client ne réside pas nécessairement au Québec, la documentation devra donc refléter cet état de fait.

 

Qu’est-ce qui est nécessaire pour automatiser la génération de la documentation ?

On comprend qu’une grande quantité d’information et d’étapes sont nécessaires dans ce mécanisme :

  • Structure financière détaillée
  • Modalités de paiements et de remboursements
  • Description des biens financés
  • Description du/des Fournisseur(s)
  • Description des bénéficiaires, des cautionnaires et des garants
  • Actions à accomplir après le déboursement
  • Clauses dynamiques spécifique au contrat
  • Workflow d’approbation des documents
  • Production, signature et déboursement du contrat
  • Sauvegarde de la documentation dans un ECM (Enterprise Content Management)
  • Suivi des actions après le déboursement

 

Structure financière détaillée

Pour générer une lettre d’offre au client, le représentant a utilisé un module de génération de cotation lui permettant de saisir les principaux éléments de la transaction ainsi que divers scénarios financiers à proposer à son client. Ce module doit permettre aux représentants de rapidement générer des cotations.  À l’inverse, le module de documentation doit être pointilleux et tenir compte de tous les détails.  Bien sûr, on récupère toutes les données de la cotation et on ajoute tout ce qui manque et on peaufine certaines données.  Par exemple, le taux de change sera fixé, le VRAI montant de la facture sera saisi, etc.

 

Modalités de paiements et de remboursements

Les détails de la structure de financement permettent de calculer les vraies mensualités selon un ensemble de paramètres dont le ballon ou le nombre de versements par année…  Est-ce que la transaction fait partie d’un programme ? Est-ce que le client effectuera des paiements réguliers tout au long de la période ?

 

Description des biens financés

Il est important de bien décrire les biens financés car au sein même du contrat, s’il arrive un pépin, il faut être en mesure de bien identifier les biens financés. Encore plus important, lorsque plusieurs financements sont effectués pour un même client, il faut être en mesure de calculer notre « exposure ».  Ce calcul s’avère parfois fastidieux quand les bonnes données sont difficiles à trouver.

 

Description des parties prenantes

À cette étape, les données sont plutôt statiques.  Certes, il est important d’inscrire les bonnes adresses sur les documents légaux mais puisque ces données sont récupérées du CRM, ce sera la rigueur des validations qui sera importante.

 

Actions à accomplir après le déboursement & Suivi des actions après le déboursement

Les objectifs de l’automatisation de ce processus sont de l’accélérer et de minimiser les erreurs.  Il faut donc que celui-ci soit flexible et que, par exemple, de ne pas détenir l’original de la facture ne soit pas un frein.  En même temps, si les règles de l’organisation indiquent que l’original de la facture est obligatoire, un mécanisme est nécessaire pour s’assurer que rien n’est manquant.

 

Le noyau du processus

Le noyau du processus est sans contredit la génération du contrat lui-même.  Pour l’usager, cela se réduit à cliquer sur un bouton.  Pour l’application, c’est la récupération de toutes les données saisies, l’analyse de celles-ci et surtout l’application des règles d’affaires de l’organisation.  C’est sans contredit la fonctionnalité dans laquelle on retrouve l’Intelligence d’Affaires de l’organisation.  Le type de contrat à utiliser, les documents et les clauses nécessaires seront automatiquement déterminés et la documentation légale sera générée dans la langue du client et elle pourra être insérée à un courriel pour lecture et potentiellement aussi, pour signature.  Les erreurs au niveau de la génération de la documentation légale peuvent être vraiment problématiques, d’où l’importance de bien gérer tous les cas de figure.  Par exemple, si une approbation est manquante, on ne voudra pas s’empêcher d’avancer dans le processus mais les documents légaux produits devront porter la mention « ébauche ».

 

Sauvegarde de la documentation dans un ECM (Enterprise Content Management)

L’entreprise qui aura investi dans l’automatisation du processus de documentation des prêts et des baux voudra certainement un jour compléter son tour de roue par la numérisation de toute la documentation récupérée et générée.  À prime à bord, on pourrait penser qu’il s’agit de sélectionner et d’implanter un ECM comme FileNet ou SharePoint mais en réalité, ce n’est pas le cas.  En fait, si on demande à des usagers de sauvegarder dans un ECM toute la documentation d’une transaction de financement, malgré une structure de données définie, il est certain qu’après quelques centaines ou milliers de documents sauvegardés, la « banque » de documents ressemblera plus à un spaghetti qu’à une tour de bureaux.  Il est donc important d’installer une interface responsable de la sauvegarde et de la récupération des documents dans le ECM pour préserver l’intégrité de ceux-ci.  C’est cette interface qui sera responsable du respect de la structure de données établie et elle saura, quand il est temps de récupérer les états financiers d’un client, où ils sont et lesquels sont les plus récents, par exemple.

 

Lancer votre Projet de Génération de la Documentation automatisée

Plusieurs raisons peuvent motiver une organisation à automatiser son processus de génération de la documentation.  Peu importe que ce soit le volume, la croissance, le nombre d’erreurs, la gouvernance ou une orientation stratégique de la maison mère, l’important est de choisir les bons outils et les bonnes ressources.  Sans contredit, c’est un projet où la communication primera car plusieurs départements de l’organisation seront impliqués; le Légal, les TI et les Ventes.

Je crois qu’il est important d’utiliser les outils commerciaux qui répondent aux besoins de l’organisation mais qu’il ne faut pas tenter d’adapter ceux-ci à vos propres façons de faire. Il y a lieu d’investir dans du « code propriétaire » qui réponde mieux à vos besoins spécifiques en vous permettant de communiquer facilement avec les différents systèmes d’entreprise.