Gestion de Projets

On ne saurait souligner plus fortement le rôle essentiel des Feuilles de Temps dans l’obtention de crédits pour RS&DE (Recherche Scientifique & Développement Expérimental) alors que l’ARC (Agence Revenu Canada) multiplie les vérifications techniques ces dernières années.

Faut-il rappeler qu’un logiciel de Feuilles de Temps est un outil indispensable pour toute entreprise de Services. Plus encore, les gestionnaires expérimentés considèrent leurs Feuilles de Temps comme la pierre angulaire de leur entreprise.

Plus que jamais, les enjeux de gestion du temps et de facturation des entreprises de service sont un des principaux freins à leur essor et leur profitabilité. C’est l’une des fonctions d’entreprise les plus importantes, aussi indispensable que la paie, la comptabilité ou la gestion de projet.

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Encore aujourd’hui, les enjeux liés à la gestion du temps et donc, à la facturation, pour l’entreprise de service sont un des principaux freins à leur essor et leur profitabilité. Le fait est que bon nombre d’entreprises ont de la difficulté à bien facturer leurs clients, ce qui a un impact négatif direct sur leur BAIIA à la fin du mois.

Et contrairement aux promesses de fournisseurs réputés, même muni d’un bon ERP, la facturation des projets des entreprises de service demeure souvent un enjeu crucial pour leur profitabilité. Plus exactement, les gestionnaires n’ont pas une vision claire et détaillée du temps et des dépenses effectués dans le cadre de leurs projets, d’où le problème de facturation.

Quelles sont les principaux problèmes de facturation pour l’Entreprise de Service ?

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Généralement, aux dires des Gestionnaires, les projets de développement TI sont tous urgents, mais la réalité est que certains le sont plus que d’autres !

Typiquement, en mode agile, on parle de sprints de 3 semaines suite au sprint 0 qui est le sprint initial de « définition ». Cependant, on rencontre de plus en plus de situations où le client demande un développement Agile+++ ou, si vous préférez, des projets qui nécessitent un développement en mode Agile accéléré… très accéléré !

On parlera d’un, deux ou trois sprints très courts (une ou deux semaines maximum) avec des livrables et des attentes bien définis.

Est-ce que les demandes sont irréalistes ?  Est-ce que la planification a été déficiente ? Ça, c’est une autre histoire… Une chose est certaine est qu’en mode Agile+++, il n’y a pas de place pour le « red tape », on veut des ressources compétentes qui collaborent entre elles et qui sont motivées à livrer !

Et comment tout cela s’exécute-t-il ?  Alors, commençons par le commencement.

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eMalaya est un outil de Gestion de Projets et de saisie de Fiche de Temps qui calcule des projections; c’est-à-dire, qu’il cumule les heures exécutées et les heures qu’il « reste-à-faire » dans un Projet de Développement. Et ce calcul amène une nouvelle perspective sur la Gestion de Projets tant au bénéfice des Gestionnaires de Projets que des Administrateurs et des Clients; la connaissance de l’état réel du Projet.

Les Projets TI sont presque toujours complexes, ils engagent de nombreuses ressources et s’échelonnent souvent sur plusieurs mois. Et au fil du temps, la grande majorité des Projets TI feront face à d’éventuels écueils ou de nouvelles demandes du Client qui, tous les deux, entraîneront des dépassements de coûts.

Dans ce contexte, il n’est pas évident pour le Gestionnaire de Projets de faire un suivi en temps réel de ses Projets et d’évaluer la performance de son équipe de Développeurs. En un mot, les défis de la Gestion de Projet sont nombreux !

Pour obtenir une vision claire, le Gestionnaire doit presque toujours colliger les données de ses Projets en provenance de différents systèmes. De plus, les principaux logiciels de Gestion de Projets (DevOps / Jira), eux, regardent seulement vers l’avenir; c’est-à-dire qu’ils calculent seulement le Reste-à-Faire sans cumuler les heures exécutées.

Ces différentes estimations auront des répercussions importantes pour tous les intervenants d’un Projet; Développeurs, Gestionnaires, Administrateurs et Client.

Alors comment savoir où on en est en termes de performance de l’équipe de Développement, de Budget (Facturation) et d’Échéancier ?  Comment obtenir une vision claire en temps réel d’un Projet ?  Est-il possible de calculer de manière objective l’état réel d’un Projet; c’est-à-dire de connaître de façon précise les heures réelles exécutées par les Développeurs plus les heures estimées « reste-à-faire » par ces mêmes Développeurs pour l’ensemble de leurs Tâches ?

En fait, on parle ici d’une notion inédite en Gestion de Projets; la projection, soit l’addition du temps réel exécuté plus le reste à faire. Intéressant, n’est-ce pas !

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N’est-t-il pas temps d’offrir aux gestionnaires une nouvelle perspective sur la Gestion de Projets qui leur permettrait de faire un suivi adéquat en temps réel de leurs Projets et, en plus, de bien évaluer la performance de l’équipe de Développeurs ?

Le fait est que le Gestionnaire doit relever plus d’un défi dans la Gestion de Projets de Développement, logiciel ou autre; la tâche est ardue !

En effet, les Projets TI sont presque toujours complexes, ils engagent de nombreuses ressources et s’échelonnent souvent sur plusieurs mois. De plus, pour obtenir une vision claire, le Gestionnaire de Projets doit presque toujours colliger les données de ses Projets en provenance de différents systèmes.

Ainsi, presque toutes les équipes de développement logiciel utilisent quotidiennement deux systèmes :

1. DevOps ou Jira
2. Application de saisie des fiches de temps

Et presque tous les Gestionnaires de Projet et Clients se plaignent des mêmes choses :

1. Manque de visibilité sur le degré d’avancement du / des projet(s)
2. Manque de métriques
3. Devoir composer avec des dépassements de coûts et d’échéancier

Qu’est-ce que la Projection d’un Projet de Développement ?

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L’entreprise de Services fait face à plus d’un défi dans la Gestion de Projet de Développement logiciel. Contrairement à une entreprise de produit, une entreprise de Services doit perpétuellement apparier ses ventes à sa capacité de livrer.  L’objectif étant de bien servir les clients et de ne pas avoir de temps employé « non facturable ».  Les gestionnaires de « Projets / Production » dans une entreprise font généralement face à 3 principaux défis :

1. Gestion de la Capacité
2. Gestion de l’Échéancier
3. Gestion du Budget

Analysons chacun de ces défis !

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