Comment justifier l’écart dans un Projet entre l’estimation initiale et le réel ?

Comment justifier l’écart dans un Projet entre l’estimation initiale et le réel alors que presque tous les Projets développés depuis une décennie le sont en mode Agile; ce qui est une bonne chose parce qu’on met en place des cycles de livraison courts, ce qui implique une meilleure communication avec les Clients.

Cette approche de gestion fonctionne comme sur des roulettes avec les gens de TI qui comprennent bien l’incidence de cette philosophie de Gestion en termes de coût, temps et portée sur un Projet : temps et coût fixes avec portée variable.

Cependant, alors que les développeurs et les équipes de TI saisissent bien les subtilités du mode Agile, c’est loin d’être toujours le cas des autres Gestionnaires et de la Haute Direction pour lesquels, tout devrait être fixe : le temps, les coûts et la portée !!!

Le secret est dans la sauce

Et c’est dans ces moments-là qu’opère toute la magie des métriques qui permettent une conversation claire et transparente sur ce qui a été exécuté et non seulement sur le Reste-à-Faire.

Les Gestionnaires sont presque toujours en mesure de comprendre un retard justifiable d’autant plus qu’il aura été bien documenté et c’est là, le secret. Afin d’en illustrer la nomenclature, considérons ce tableau :

De la nature des données d’un Projet

Les données qui peuvent vous être utiles dans la Gestion de vos Projets et vos Relations Clients sont de deux types.

Il y a les données structurées inscrites dans les feuilles de temps (heures) qui sont des mesures précises permettant de calculer la capacité de production associée à des tâches et directement affectée par l’allocation des ressources, par exemple.

Et il y a les données non structurées telle la description des tâches qui permettent d’évaluer la complexité d’exécution et le temps requis desdites tâches et donc, de suivre l’évolution du projet.

Il faut ici souligner le degré de complexité des projets TI d’aujourd’hui, les besoins d’intégration inopinés qui se présentent, les multiples départements impliqués, sans compter les éventuels écueils totalement imprévisibles qu’impliquent le développement de logiciels ou fonctions hautement complexes et puissantes. Le fait est qu’en TI, dès que le degré de complexité augmente, le degré de prévisibilité baisse; c’est un fait.

Et que se passe-t-il lorsqu’un problème, une difficulté ou un imprévu surgit dans le cadre d’un projet ?  Et bien, il fait arrêter le développement et repasser en mode Gestion & Évaluation… et discuter avec le Client.

Il faut bien communiquer avec le Client pour évaluer la situation conjointement : faut-il démarrer un projet parallèle pour résoudre ce nouveau problème ou simplement créer une nouvelle tâche qui viendra s’ajouter au projet ? Auquel cas, il faudra alors ré-évaluer la date de livraison et les coûts afférents.

De la nécessité des bons outils

Non seulement est-il très utile d’avoir mis en place les bonnes métriques dans le cadre de vos Projets mais encore faut-il que ces métriques puisent leurs données de bons outils tels des feuilles de temps, par exemple, qui auront été mis en place.

On ne saurait sous-estimer l’utilité d’une feuille de temps pour les entreprises de Services, et plus que tout, pour les firmes de développement logiciel. Loin d’être une mesure coercitive, la feuille de temps vous donnera l’heure juste sur la performance de vos employés, l’évaluation de la difficulté des tâches et la gestion de votre Projet.

Tout Gestionnaire saura apprécier un outil dédié à la Gestion des Dépenses. Un tel outil devrait lui permettre d’associer automatiquement toute dépense effectuée dans le cadre d’un Projet (déplacement, location, équipement, per diem, etc.) audit Projet ou, encore mieux, à une tâche spécifique d’un Projet. C’est le genre d’outil qui vous évitera de nombreuses discussions houleuses avec vos Clients et vous permettra peut-être de sauver une Relation Client de temps à autre !

Tout outil de Gestion des Dépenses devrait permettre l’exportation des données de dépenses vers un outil de Facturation ou sinon, il devrait être intégré à votre outil de Facturation.

Un autre outil tout aussi utile pour l’entreprise de Services est, bien sûr, l’outil de Planification des Ressources. Cet outil vous aidera grandement dans la gestion de votre capacité d’exécution. Il vous permettra de voir clairement la disponibilité de vos différentes ressources dans le temps et ainsi de mieux planifier les ressources requises pour chaque Projet dans le temps.

Et finalement, est-il besoin de rappeler la nécessité d’un outil de Planification des Projets pour toutes les entreprises qui gèrent… des Projets ?

En résumé, voici ce que nous considérons comme une combinaison gagnante d’outils pour le Gestionnaire de l’entreprise de Services :

Feuille de Temps + Gestion des Dépenses + Facturation + Planification des Ressources & Projets

Et cette combinaison gagnante, cette suite intégrée de logiciels se nomme : eMalaya.

Conclusion

Bref, quand tout est clair, habituellement, cela se lit noir sur blanc. Et rien ne vaut de bonnes métriques qui s’appuient sur de bons outils pour préserver de bonnes Relations Clients.