Au cœur de cette pandémie, les entreprises ont dû apprendre à composer avec deux facteurs aggravants : le télétravail et la pénurie de main-d’œuvre.
Nous reviendrons au délicat sujet de la pénurie de main-d’œuvre dans le billet suivant.
Sur le plan du télétravail, des décisions cruciales pointent à l’horizon : quelles actions et investissements devrez-vous prioriser pour optimiser à la fois le confort humain et maintenir la performance dans ce nouveau contexte de travail hybride permanent ?
Défis organisationnels du Télétravail
La qualité de vos fonctions organisationnelles est-elle à la hauteur du défi de productivité en télétravail ?
Avez-vous optimisé vos processus et outils collaboratifs depuis le début de la pandémie ?
Combien de décisions se prenaient dans l’instant avant la pandémie alors que des employés se rencontraient à l’improviste dans un corridor, l’ascenseur ou à la cafétéria ?
Par exemple, le Directeur des Ventes interpellait un de ses représentants à la cafétéria pour s’enquérir de la situation financière d’un important client ; ce même Directeur des Ventes rassurait le CFO sur ce Client le lendemain en le croisant dans un corridor, lui partageant des informations privilégiées de sa situation et lui demandant par la même occasion de procéder à une réévaluation de sa cote de crédit en vue d’une modification de ses modalités de paiement.
Ces circonstances ne sont plus maintenant et plusieurs processus organisationnels (Communication, Service à la Clientèle, Gestion, Facturation, etc.) en souffrent depuis l’avènement de la pandémie !
Il vous faut donc combler les lacunes (gaps) en termes de services et de communication entre départements, entre employés et avec vos clients pour assurer le bon roulement de l’entreprise ; notamment grâce à des outils de collaboration et de gestion de projets.
D’emblée, rappelons ce nouvel adage du 21e siècle : Paper Is a Killer ou si vous préférez : Paperless Business Is Champion!
Pour votre information, vous retrouverez ici l’ABC du Paperless Business.
D’autre part, nous tenons pour acquis que vous avez mis en place une infrastructure de collaboration de base, y incluant les essentiels :
- Plateforme sécurisée de travail partagé en temps réel
- Processus automatisé d’archivage de documentation
- Office 365 ou Google Workspace
- Application sécurisée de Video Streaming
- Ordinateurs personnels sécurisés
- Double authentification sur tous les appareils et applications d’entreprise tierces
Et voici quelques autres fonctionnalités d’entreprise indispensables à notre avis pour améliorer la Gestion en mode Télétravail :
WORKFLOW DES PRIORITÉS
Ce serait sûrement la priorité parmi les priorités ; faire en sorte que les priorités soient claires pour tous les gestionnaires et à cet effet, le partage avec les instances concernées d’un outil de visualisation du Workflow des Priorités serait des plus bénéfiques.
MAÎTRE-AGENDA
Les bénéfices d’un agenda partagé ne sont plus à démontrer, surtout en termes de Mobilisation des Ressources, Notifications et Rappels. Étonnamment, rares sont les entreprises qui utilisent un tel outil avec efficience ; c’est-à-dire avec les bons niveaux de permission pour l’édition, les rappels et alertes.
GESTION DE PROJETS EN TÉLÉTRAVAIL
Indispensable en contexte de télétravail, on ne réinventera pas la roue, mais soulignons que les logiciels de Gestion de Projets ne sont pas tous égaux ! Vous pouvez vous contenter de suivre le Reste-À-Faire avec une Synchronisation des Tâches ou encore, en cherchant un peu, vous trouverez un logiciel de Gestion de Projets qui calcule en temps réel les Heures exécutés et le Reste-À-Faire, adossé à des fonctionnalités intelligentes de Facturation.
Edge Process ou le bonheur se trouve du côté Client
Vous avez tous entendu parler de la dernière tendance en matière de technologie : Edge Technology ?
Essentiellement, c’est le concept de transférer des processus de traitement d’information auparavant exécutés du côté Serveur vers le côté Client, « at the edge » ; à l’instar des technologies IoT où une bonne partie du traitement (processing) se fait dans le périphérique, l’appareil lui-même, et non du côté serveur.
La tendance Edge Technology va à l’encontre de l’offre Cloud et à cet effet, Google a récemment lancé une nouvelle gamme de services pour répondre à la demande « Edge Technology & IoT ».
Ce qui nous amène au paradoxe suivant : alors que la majorité des entreprises doivent fonctionner avec une bonne partie sinon la majorité de leurs employés en télétravail, donc délocalisés, leurs processus, eux, sont toujours centralisés au cœur de l’entreprise.
Et alors, quel est le problème, me direz-vous ? Les outils de collaboration et les solutions de connexion à distance sécurisés permettent aux employés d’accéder aux applications et processus d’entreprise sans ambages !
Peut-être, mais le fait est que plus personne ne voudrait retourner en arrière et se passer des applications eSignature, par exemple ? Et pourtant tout le monde composait avec l’ancien processus où le représentant devait amener des copies de contrat papier au client que celui-ci devait signer et puis les ramener à l’entreprise. Voilà un processus autrefois centralisé dans l’entreprise qui est devenu un « edge process », un processus qui s’exécute du côté Client et non plus du côté Entreprise.
Alors toujours dans la mouvance du télétravail, je crois que la question mérite d’être posée ; y a-t-il des processus d’entreprise qui seraient plus performants, plus simples ou plus économiques s’ils étaient exécutés du côté Client, dont le traitement serait délocalisé à l’extérieur de l’entreprise, au profit d’un employé ou d’un service tiers ?
À titre d’autre exemple de edge process, on peut penser à un Service tiers de paiement en ligne et de transfert automatisé qui prend en charge le processus de collecte et de suivi des paiements de clients avec vérification des dépôts qui se faisait auparavant dans l’entreprise par le département des Comptes à Recevoir / Facturation / Comptabilité.
Pensons aussi au Service de Téléphonie IP qui décloisonne votre système téléphonique de votre entreprise et l’associe plutôt maintenant à une application installée sur des appareils que l’on transporte où l’on veut.
Ainsi, à notre avis, la mouvance edge technology et son corollaire, edge process, mérite réflexion en cette ère de pandémie et de télétravail.
Notez aussi que dans certains exemples cités précédemment, il y a le filon « processus papier » qui semble émerger ; alors, suivez la piste !
Alors, allez-vous-y aller « on edge » ou pas ?