Pourquoi continuez-vous à utiliser votre outil maison de Fiches de Temps ? La question mérite d’être posée car on ne compte plus le nombre d’entreprises qui gèrent le temps des employés à l’aide de fichiers Excel, par exemple !
Lorsque nous parlons de notre Logiciel de Feuille de Temps et Facturation, la principale rengaine que nous entendons est : « Mais nous avons déjà une application maison de Fiches de Temps. »
Et très souvent, cette application se présente sous la forme d’un fichier Excel ou à l’occasion, il s’agira d’une application web.
Et je vous pose la question : Qu’est-ce qui peut bien conforter les Gestionnaires à penser que leur solution est la meilleure ?
Et pourquoi donc notre outil maison de fiche de temps serait-il meilleur ?
En fait, dans la très grande majorité des cas, on se doute que c’est simplement une question d’habitude mais aux fins de cette discussion, on peut imaginer trois arguments des gestionnaires :
- Les gestionnaires pêchent par ignorance; croyant à tort que leur solution ne leur coûte rien car développée depuis des lustres.
Le fait est que l’on ne compte plus les études qui démontrent le coût faramineux (et souvent insoupçonné) des logiciels obsolètes en entreprise en termes de productivité des utilisateurs mais aussi de performance des logiciels maison eux-mêmes; ce que l’on appelle communément aujourd’hui, la dette technologique.
- Les gestionnaires estiment que leur solution est parfaitement adaptée à leurs besoins puisqu’ils l’ont développé eux-mêmes.
Une solution logicielle répond toujours à un besoin X à un temps X. En réalité, le logiciel a été créé pour résoudre un problème pour certains utilisateurs à une époque précise de l’évolution d’une entreprise ou d’un département. Voilà pourquoi, il faut toujours prévoir un budget d’évolution et d’entretien des logiciels (15% minimum), de façon à maintenir le logiciel en phase avec l’évolution des besoins de l’entreprise et des utilisateurs. Mais de vous à moi, croyez-vous vraiment qu’une entreprise ou un département qui utilise des fichiers Excel pour la gestion du temps de son personnel et de ses projets est au fait de l’évolution des besoins de ses utilisateurs ou encore, des possibilités qu’offrent un vrai logiciel de Feuilles de Temps ?
- Les gestionnaires ont tout simplement peur du changement que l’adoption d’une nouvelle solution entraînera ou encore de l’odieux qu’entraînera un potentiel rejet des utilisateurs.
Des milliers de livres pouvant remplir des bibliothèques entières ont été écrits sur l’impact de la peur du changement et la mauvaise gestion du changement en entreprise depuis des décennies. Et tous ces livres partagent tous la même conclusion : la mauvaise gestion du changement peut coûter très cher à l’entreprise mais il y a pire encore pour l’entreprise, l’absence de changement ! La résistance au changement en entreprise est le pire ennemi de l’Agilité et donc, de la Productivité.
Mais peut-être êtes-vous toujours convaincu de la pertinence de votre bon vieux fichier Excel pour assurer la gestion du temps de vos employés ?
Aussi, afin de vous convaincre pleinement de la nécessité d’avoir en place de bons outils de productivité et de gestion en entreprise dont un bon outil de Feuilles de Temps; permettez nous de vous présenter quelques arguments en ce sens.
Survol des impacts négatifs que peuvent entraîner l’utilisation d’une solution maison de fiches de temps
Facturation déficiente
Le processus manuel d’une facturation à partir d’un fichier Excel de fiches de temps est un processus non performant et propice aux erreurs de toutes sortes pour plusieurs raisons :
- copier-coller entre différents systèmes ou fichiers pour générer une facture
- rapport et analyse de dépenses très souvent absent
- peu ou pas de suivi de relations clients parce que vous n’avez pas colligé de données non structurées relatives aux tâches et projets
- si votre modèle de facturation n’est pas à l’heure, alors bonne chance…
Intégrité des Fiches de Temps (sous format Excel)
Il peut se glisser des erreurs qui vont compromettre l’intégrité de vos projets et de votre facturation, par exemple, car Excel ne conserve pas les données historiques.
- Où trouverez-vous vos données historiques ?
- Comment pourrez-vous les comparer ?
- Comment allez-vous gérer vos différentes versions ?
- Comment ferez-vous vos sauvegardes ?
Pertes de temps
Et bien sûr, qu’en est-il de la productivité en termes de gestion de vos fiches de temps alors qu’avec un vrai logiciel de Feuille de Temps, l’entrée de vos heures sera automatiquement associée à une tâche, un Projet et / ou un Client !
- la saisie des fiches de temps sera laborieuse car il vous faudra d’abord retrouver le bon fichier et si vous travaillez sur plusieurs tâches ou plusieurs clients dans la même journée, la même semaine; vous aurez un grand nombre de fichiers à manipuler
- comment allez-vous identifier / associer le temps rattaché à tel projet ou tel client ?
Analyses et Rapports
Comment allez-vous récupérer vos métriques globales de performance à partir d’un fichier Excel ?
Comment allez-vous obtenir le coût de revient des tâches ou des clients ou des projets, par exemple, à partir d’un fichier Excel ?
Ou encore, comment allez-vous calculer la profitabilité d’un Projet, d’un Client à partir d’un fichier Excel ?
Frein à la croissance
Et finalement, est-il besoin de rappeler qu’au-delà de 15-20 employés, la gestion du temps et la facturation deviendront d’autant plus périlleuse ?
Imaginez 40 employés travaillant sur une vingtaine de projets comportant chacun une cinquantaine de tâches.
Maintenant, faites le calcul du nombre de fichiers Excel que l’entreprise devra manipuler !
Bonne chance…