Encore aujourd’hui, les enjeux liés à la gestion du temps et donc, à la facturation, pour l’entreprise de service sont un des principaux freins à leur essor et leur profitabilité. Le fait est que bon nombre d’entreprises ont de la difficulté à bien facturer leurs clients, ce qui a un impact négatif direct sur leur BAIIA à la fin du mois.
Et contrairement aux promesses de fournisseurs réputés, même muni d’un bon ERP, la facturation des projets des entreprises de service demeure souvent un enjeu crucial pour leur profitabilité. Plus exactement, les gestionnaires n’ont pas une vision claire et détaillée du temps et des dépenses effectués dans le cadre de leurs projets, d’où le problème de facturation.
Quelles sont les principaux problèmes de facturation pour l’Entreprise de Service ?
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Perte au niveau des heures travaillées pour l’Entreprise de Service
Pour grand nombre d’entreprises, le problème est très basique : l’ensemble des heures effectuées dans le cadre d’un projet et donc, facturables, ne sont pas toutes facturées. C’est aussi simple que cela.
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Difficulté à facturer au bon taux horaire selon différents critères :
- Le client
- Le projet
- La tâche effectuée
- La ressource utilisée
Bien que cela semble couler de souche, la tâche d’automatiser ce processus est plus complexe qu’il y paraît et ainsi, une bonne partie de la facturation devient une tâche manuelle avec ce que cela comporte de risques d’erreur et de perte de temps pour le gestionnaire.
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Difficulté à facturer correctement les dépenses liées à un projet ou à une fiche de temps. Exemples de dépenses :
- des fournitures
- des dépenses de déplacement et de restauration
- des équipements
- des logiciels utilisés
- des frais de location
- etc.
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Trop d’étapes et de travail manuel lors de la facturation (bonjour les usagers d’Excel)
Plusieurs études ont démontré le coût de la faible performance des logiciels maison; ce que l’on appelle communément aujourd’hui, la dette technologique.
Plusieurs gestionnaires croient à tort que l’utilisation d’un fichier Excel pour la facturation ne leur coûte rien alors que dans les faits, ils omettent de tenir compte des pertes dues aux erreurs liées à la manipulation et à la réécriture des données de temps et de dépenses et des pertes dues aux omissions directes de saisies de temps et de dépenses.
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Difficulté à reporter le sommaire de la facturation dans le système comptable
Il est incontestable que les logiciels obsolètes coûtent extrêmement cher aux entreprises en termes de productivité des utilisateurs. Des études démontrent que l’une des principales causes des pertes de facturation pour l’entreprise de service est due à leur incompatibilité ou leur mauvaise intégration avec le système comptable.
On peut facilement imaginer le temps perdu par de précieuses ressources à inscrire manuellement des données de temps et de dépenses dans le système comptable ou encore à essayer de confirmer ou de valider dans le système comptable des coûts et des dépenses de projets inscrites manuellement… quelque part, dans un fichier quelconque.
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Difficulté à conserver le détail des heures facturées aux clients
Considérant que pour l’entreprise de service, LA principale source de revenus est le temps facturable et LA plus grande dépense sont ses ressources, peu importe la taille et la maturité de l’organisation, celle-ci aurait tout avantage à se munir d’un système de feuille de temps et de facturation qui sera en mesure de répondre aux problématiques mentionnées précédemment en automatisant le processus de gestion du temps et de facturation de projets.
D’autant plus, qu’il y a là une grande perte d’Intelligence d’Affaires en termes d’analyse de la productivité des ressources dans leurs projets et des dépenses encourues par type de projets, par exemple.
Principaux bénéfices d’une facturation adaptative pour l’Entreprise de Service
Conséquemment, on peut facilement conclure aux principaux bénéfices pour l’entreprise de service d’un logiciel de gestion du temps et de facturation adaptative; soit :
- Faciliter la Gestion des Dépenses de vos Projets
- Assurer une facturation profitable des Projets et des Clients
- Augmentation de la profitabilité des Projets, basée sur l’intelligence d’Affaires
En effet, si votre logiciel de Feuille de Temps et Facturation est bien intégré à vos opérations; s’il permet l’intégration directe du temps et des dépenses et leur exportation vers votre logiciel de facturation; alors vos gestionnaires seront en mesure de constater rapidement si un projet est profitable ou déficitaire.
Conclusion
Une combinaison gagnante pour le gestionnaire et l’entreprise
Pour le gestionnaire, la mélodie du bonheur consiste à pouvoir comptabiliser facilement les heures travaillées plus les dépenses encourues de chaque projet et de pouvoir facturer le tout facilement et rapidement.
Faut-il rappeler que cette dépense minimaliste d’abonnement à un logiciel de Feuille de Temps et de Facturation aura très rapidement un impact direct important sur la rentabilité de l’entreprise de service.
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