eMalaya ou les bénéfices de la Projection dans la Gestion de Projets

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eMalaya est un outil de Gestion de Projets et de saisie de Fiche de Temps qui calcule des projections; c’est-à-dire, qui cumule les heures exécutées et les heures qu’il « reste-à-faire » d’un Projet de Développement. Et ce calcul amène une nouvelle perspective sur la Gestion de Projets tant au bénéfice des Gestionnaires de Projets que des Administrateurs et des Clients.

, Les Projets TI sont presque toujours complexes, ils engagent de nombreuses ressources et s’échelonnent souvent sur plusieurs mois. Et au fil du temps, la grande majorité des Projets TI feront face à d’éventuels écueils ou de nouvelles demandes du Client qui, tous les deux, entraîneront des dépassements de coûts.

Dans ce contexte, il n’est pas évident pour le Gestionnaire de Projets de faire un suivi en temps réel de ses Projets et d’évaluer la performance de son équipe de Développeurs. En un mot, les défis de la Gestion de Projet sont nombreux !

Pour obtenir une vision claire, le Gestionnaire doit presque toujours colliger les données de ses Projets en provenance de différents systèmes. De plus, les principaux logiciels de Gestion de Projets (DevOps / Jira), eux, regardent seulement vers l’avenir; c’est-à-dire qu’ils calculent seulement le Reste-à-Faire sans cumuler les heures exécutées.

Ces différentes estimations auront des répercussions importantes pour tous les intervenants d’un Projet; Développeurs, Gestionnaires, Administrateurs et Client.

Alors comment savoir où on en est en termes de performance de l’équipe de Développement, de Budget (Facturation) et d’Échéancier ?  Comment obtenir une vision claire en temps réel d’un Projet ?  Est-il possible de calculer de manière objective l’état réel d’un Projet; c’est-à-dire de connaître de façon précise les heures réelles exécutées par les Développeurs plus les heures estimées « reste-à-faire » par ces mêmes Développeurs pour l’ensemble de leurs Tâches ?

En fait, on parle ici d’une notion inédite en Gestion de Projets; la projection, soit l’addition du temps réel exécuté plus le reste à faire. Intéressant, n’est-ce pas !

Objectifs de la Gestion de Projets en temps réel

Dans un monde idéal, nous voudrions permettre une seule saisie de temps, en un seul endroit, pour les employés ou les Développeurs et représenter la saisie de fiches de temps selon le point de vue des Développeurs / employés.  Ceux-ci travaillent sur des tâches, pas dans une hiérarchie de projet / sous-projet / sous sous-projet.

Nous voudrions aussi permettre aux Gestionnaires un suivi adéquat et précis de leurs projets; notamment, leur permettre de connaître en tout temps, les heures exécutées ainsi que le « reste-à-faire » pour en déterminer la projection; soit le réel plus le reste-à-faire.

Finalement, nous voudrions permettre une facturation mensuelle simplifiée pour l’Administration afin qu’elle puisse départager facilement les dépassements de coûts attribuables aux Développeurs versus les dépassements de coûts attribuables aux nouvelles demandes du Client et approuvés par celui-ci.

 

Bénéfices de projections générées pour le Gestionnaire

La tâche de suivi de Projets est d’autant plus complexe pour le Gestionnaire que celui-ci doit composer avec des données utilisées à différentes fins : suivi de projet, facturation, gestion de la capacité, gestion des absences, gestion des heures supplémentaires, etc.

Un grand nombre d’entreprises utilisent des outils « maison » ou des fichiers Excel pour compiler les heures travaillées et les heures à faire dans un projet donné.  Chez Analystik, nous avons décidé d’intégrer eMalaya, notre propre outil de Suivi de Projets et de Facturation, avec DevOps / Jira.

eMalaya est un outil de Suivi de Projets et de Facturation du Temps qui peut servir pour tout type de Projets et pour toute entreprise de Services.

eMalaya calcule des projections; soit l’addition du temps réel exécuté plus le reste à faire !

Les projections sont calculées en temps réel, ce qui permet aux gestionnaires de voir instantanément les dépassements de coûts et de lever un Flag auprès de l’équipe de Développement et d’aviser son Client d’un dépassement. Donc, en plus de prévoir un ajustement de facturation, le Gestionnaire sera en position d’avoir des discussions éclairées sur le déroulement du Projet car tout le monde sait que les Clients finissent toujours ou presque par faire de nouvelles requêtes en cours de projet et que l’évaluation de celles-ci n’est pas toujours optimale !  Ainsi va la Gestion de Projets.

 

Bénéfices d’eMalaya pour le Développeur ou l’Employé en Télétravail ou en entreprise

Encore aujourd’hui, les Développeurs doivent saisir le temps travaillé dans un système pour la facturation (Time Billing) et aussi saisir le « reste à faire » dans un autre système, généralement DevOps ou Jira.

En premier lieu, mentionnons qu’eMalaya représente la saisie des fiches de temps selon le point de vue des Développeurs; au quotidien, ceux-ci travaillent sur des Tâches et non sur des Projets.

Grâce à l’intégration d’eMalaya avec DevOps / Jira, le Développeur entre le numéro de Tâche en un seul endroit et les heures s’appliquent automatiquement sur le bon client, le bon projet, sous-projet, Epic, Feature, User Story et Tâche.

De plus, si le numéro de la Tâche exécutée que le Développeur saisit n’existe pas déjà dans la structure de projets eMalaya, alors une fonction de création automatique de Structure de Projet récupérera celle de DevOps / Jira pour l’y insérer !

 

Bénéfices pour l’Administrateur

Un des principaux défis dans la Gestion de Projets est de produire des données claires afin de simplifier la Facturation car ces données suivent généralement des cycles de temps différents; la Facturation est mensuelle, les Sprints sont généralement répartis sur 3 semaines, les Tâches sont définies et exécutées au quotidien tandis que les Projets s’échelonnent sur des mois, voire des années.

Le module de Facturation d’eMalaya présente les factures aux Clients selon une structure de projets/sous-projets, définie soit dans eMalaya ou soit dans DevOps / Jira.

De plus, eMalaya offre le bénéfice de la fonction « Activités » qui compile le temps dédié aux activités courantes de l’entreprise et non associées à des Projets de Développement; par exemple, les vacances ou les jours fériés.

Finalement, ajoutons qu’eMalaya fournit les données nécessaires à la génération de la paie des employés.

 

Conclusion

La notion de « projection », les heures exécutées plus les heures reste-à-faire, est un concept fondamental pour qui aspire à une saine gestion de ses Projets, quel que soit le secteur d’activités.

Et à l’évidence, toute entreprise désirant bien évaluer le déroulement des projets exécutés et soucieuse de maintenir de bonnes relations avec ses Clients tout en esquivant les discussions houleuses à propos de la Facturation aura à l’esprit la vision et les bénéfices d’un outil tel eMalaya, en intégration avec DevOps / Jira.

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